【業務効率化】生産性向上の方法とポイント

そもそも、生産性とは?

事業を運営するにおいて、いかに効率よく利潤を得ることができるかが重要です。効率よく楽に働いて大金を稼ぎたいですよね。

この効率という言葉を置き換えたのが生産性という言葉です。生産性を上げるということは、具体的にはどのようなことでしょう。「効率よく仕事をしている」というのはあくまでも主観であり、生産性は数値に置き換えることで正体が見えてきます。

生産性 = アウトプット ÷ インプット

様々な計算方法がありますので、一例ですが、上記の計算式は私が生産性を計測するために使用しているものです。

 

生産性向上の方法とは

先ほどお伝えした「生産性 = 成果 ÷ 投入量」という計算式について考えてみましょう。まずは数式に数字を入れてみます。利益は円、投入量は従業員数で考えてみましょう。

  • 50(生産性) = 100万円(成果) ÷ 2人(投入量)
  • 25(生産性) = 50万円(成果) ÷ 2人(投入量)

この計算式は、同じ人数でどれだけのお金を生み出しているか計算しています。

 

他の事例でも計算してみましょう。タスクをこなせる量を測ってみます。

  • 50(生産性) = 1案件(成果) ÷ 2人(投入量)
  • 25(生産性) = 1案件(成果) ÷ 2人(投入量)

この計算式は、同じ人数でどれだけの案件をこなすことができているか計算しています。

 

生産性を向上させるためにまずやること

生産性を向上させたい、業務の効率を上げたいと思う時は、まず対象の業務フローを書き出します。例えば飲食店で、「料理提供が遅いので、もっと提供スピードを早くしたい」という目標を持ったとします。

この場合、「料理を提供する時間」がキーワードになります。

料理を提供する時間 = 注文を受けてからお客様の元に料理が運ばれるまでの時間です。この時間をさらに分解していき、「注文を受ける→調理→盛り付け→料理を運ぶ→お客様の元に料理が届く」というセクションに分けていきます。

 

具体的な施策に落とし込むためにやること

各セクションに分けたら、さらにセクション毎の細かいタスクを書き出していきます。

例えば、

  • 注文を受ける(お客様に呼ばれる→注文を聞く→ポスレジを打つ→厨房にデータが届く)

というようなイメージです。これらを細かく書き出していきます。そして、この段階で何が悪いかざっくりと考えてみます。もっとこうすれば良いのではないかという意見なども参考にします。

 

今の実力(生産性)を数値化する

具体的な施策に落とし込むために必要なことは、今の実力を知ることです。時間を短くするのであれば、平均タイムを測ると数値に落とし込みやすいかもしれませんね。この数値があるかないかで、かなり成果に差が出ます。数値がないまま施策を実行してしまうと、成果がわからないからです。

 

具体的な施策を検討する

具体的な施策を検討するにあたり必要なことは、どのセクションで、何を改善して、どの数値まで生産性を上げるか?という目標です。この目標をどれだけ現実的な数字にするかが重要です。ただし、業務効率を上げるということは、業務のオペレーションを変更したり、スピードを上げるための教育をしたり、スタッフにはプレッシャーがかかります。

生産性を上げることで接客が疎かになったり、ミスが増えるということも考えられます。商売をするにあたって、何が大切かを考えながら、計画を立てていきます。

理想はやらなくても良いことを見つけて、「やらない」というルールを作ったり、自動化できる仕事は自動化するということです。例えば、オーダーはテーブルのiPadで全て完結させる。という施策なら、

  • 改善前:お客様に呼ばれる→注文を聞く→ポスレジを打つ→厨房にデータが届く
  • 改善後:お客様がiPadで注文→厨房にデータが届く

このような施策であれば、簡単に時間を短縮できそうですよね。従業員のコストを浮かして、iPadを導入するという現実的なコストのコントロールもできそうです。

 

具体的な施策を実行する

具体的に施策を実行する際に必要なことは、数値計測をする、試運転を行う、ということです。

  • 数値:前途でも説明しましたが、生産性が向上しているか分析するために必要な数字です。
  • 試運転:施策が失敗した場合に元に戻せるようにあくまでもトライアルという形で試運転を行います。2週間トライアル(スタッフアンケートを取る)→分析・改善→再度2週間トライアル(スタッフアンケートを取る)→分析・改善→本運用開始のような計画を組めば、成果が出るかを確認し、内容を改善をした上で、本運用に移行させることが可能です。

生産性向上の表と裏

生産性を向上させるあまりに、お客様との接点が無くなってしまったり、スタッフにプレッシャーがかかったり、コミュニケーションが疎かになったり、目に見えない雰囲気や、空気感が変わってしまうことなど、生産性向上施策がマイナスに働く場合もあります。

このバランスを見極めながら、いかに最適な施策を打っていけるかが重要です。ただ効率を上げるだけではなく、なぜ商売をしているか、どうなりたいか、どうすれば良いものを提供できるか、ということを考えて実行する必要があります。

 

最後に

現状を打破するためには、変化することが重要です。生産性の向上だけではなく、様々なことに対して柔軟に取り組む姿勢を持ち、しっかりと軸をブラさずに、取り組みたいですね。